Was braucht ein gutes ToDo Tool?

Anforderungen

Ich lese gerne über alte und neue ToDo Apps. Einige betonen auch immer wieder, das die Papiervariante die bessere Lösung ist. Wobei das „immer dabei“-Argument bei mir einfach nicht funktioniert, da ich mir die Hosentasche nicht mit einem Notizbuch ausbeulen möchte. Inzwischen ist eben mein iPhone – auch mit Riss im Display – das, was immer dabei ist.

Dann habe ich einen Artikel auf ToolBlog etwas über das einfachste digitale ToDo System gelesen. Zu finden ist der original Artikel bei Jamie Todd Rubin einem SF Autoren, Blogger und „Evernote Ambassador for paperless lifestyle“. Er beschreibt seinen Umstieg von einem Evernote basierten auf ein Text Datei System. Seine und auch meine wichtigsten Bedingungen an ein nutzbares ToDo System sind:

  • Papierlos
  • Einfach – es muss möglich sein, ToDo’s genau so schnell auf die Liste und wieder herunter zu bekommen, wie bei einem Papiersystem
  • Flexibel – es unterstützt unterschiedliche Arbeitsweisen, wie zum Beispiel GTD
  • Synchron – ohne persönlichen Eingriff müssen die Daten überall synchron sein (Desktop, Tablet, Smartphone)
  • das System muss es ermöglichen, ToDo Einträge über E-Mail zu empfangen.
  • Bei diesen Punkten, kann ich wie gesagt zustimmen. Bei seinem Punkt, das sich das System in Evernote integrieren muss, allerdings nicht. Sein dann gewählter Ansatz, mit einer ToDo Email Adresse, einem Gmail Zugang und einer Regel im IFTT, ist mir viel zu aufwendig.
  • Sie baut auf Voraussetzungen auf, die nicht jeder erfüllen kann oder will. Ein Teil der Arbeit bei Jamie wird durch Pearl Skripte auf dem seinem Desktop PC erledigt. Das setzt allerdings die Installation einer entsprechenden Software voraus. Leider ist man bei Arbeitsplatz Rechner nur selten Herr über die installierte Software und im Extremfall sind einem die Zugänge zu Dropbox und Co. nicht erlaubt. Also wird man sich doch wieder auf sein Smartphone konzentrieren müssen.

Daher hier meine zusätzlichen Bedingungen an ein optimales ToDo System:

  • das System muss unabhängig von fest definierten zusätzlichen Diensten sein – Dropbox sollte durch beliebige andere Cloud Dienst ersetzbar sein.
  • das System sollte direkt auf meinen E-Mail Account zugreifen können.
  • das System sollte sich in meinen Kalender integrieren

Astrid war ein Dienst, der vieles davon schon realisiert hatte. Nur leider wurde der Dienst eingestellt. Bei vielen Alternativen zu Astrid wird eine Verknüpfung mit Gmail oder dem Google Aufgabenplaner voraus gesetzt. Dies ist mir zu eingeschränkt, da ich eben auch keinen Gmail Zugang habe und haben will. Meine E-Mails laufen eben über meinen eigenen Server aus Deutschland.

Alternativen

Meines Erachtens kommt am ehesten ein Webapp mit entsprechender Anbindung an das Smartphone der Wahl in Frage. Was gibt es also an alternativen zu Astrid?

Folgendes habe ich über eine Blogbeitrag von Felix gefunden: todoist – da ist wohl richtig Power drin. Ich habe mich mal eben registriert und das Layout gefällt mir sehr gut. Ich werde über meine Erfahrungen berichten!

Allerdings ist mir bei der Suche nach Alternativen ein interessantes Feature von Any.DO aufgefallen:

  • eine Task aus einer E-Mail generieren (im Prinzip, was outlook oder Lotus Note schon immer beherrschen)

Allerdings gefällt mir das iPhone App nicht besonders gut. Davon aber später mehr.

Fazit

Für jeden wird es eine Beste Lösung geben. Ich wäre auch einer Text basierten Lösung wie der von Jamie Rubin aufgeschlossen, da ich gern mit Skripten auf der Konsole arbeite. Aber für eine ToDo Liste für meinen Geschmack zu aufwendig und an fremd organisierten Arbeitsplätzen nicht implementierbar.

Ausblick

Und wer liefert uns nun das Outlook / Lotus Notes für unsere Smartphones. Dann ist man wieder beim klassischen PIM, was mit dem Palm doch schon mal funktioniert hat.

 

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